Pour créer une note de frais
Rendez-vous dans votre onglet "Documents"
Dans la section "Note de frais", cliquez sur le petit "+" qui apparaît à côté de "Voir tous les documents" ;
Une facture de note de frais s'ouvre sur votre écran, elle est alimentée par les documents de votre espace "Frais à rembourser" ;
Cochez et décochez les documents que vous souhaitez voir apparaître dans votre note de frais ;
Choisissez le contact lié à la note de frais. Attention les contacts disponibles, sont ceux liés à votre dossier comptable ;
Cliquez sur "Créer la note de frais".
Cette manipulation est aussi possible directement depuis l'onglet "Dépenses".
Les documents déjà présents dans votre onglet "Dépenses" sont les documents de votre espace "Frais à rembourser" qui ne sont pas encore liés à une Note de frais.
Vous aurez par la suite la possibilité de "supprimer", "télécharger" ou "modifier" cette note.
Celle-ci apparaîtra automatiquement dans votre espace "Note de frais"
Vous avez aussi la possibilité lors de la création de votre note de frais, d'ajouter une facture d'achat de votre dossier " Justificatif ". Pour cela :
Une fois sur la page de création de la note de frais, cliquez sur la petite flèche à côté de "Créer un frais avancé" ;
Puis sur " Ajouter un justificatif " ;
Sélectionnez le justificatif de votre choix ;
Cliquez sur " Ajouter à la note de frais " ;
Ce justificatif passera automatiquement dans la section "Frais à rembourser" de votre espace de gestion des documents.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi ajouter une nouvelle dépense manuellement à votre note de frais, en cliquant directement sur " Créer un frais à rembourser " une fois sur la page de création de la note de frais :) !
Bon à savoir : Les lignes de frais à rembourser déjà liées à une note apparaissent dans votre espace document, avec un petit symbole "euro" à droite du nom du frais.
Que faire ensuite de cette note ?
De votre côté :
Vous pouvez déclencher un virement du montant de votre notre de frais, entre votre compte bancaire personnel et votre compte professionnel ;
Une fois que la transaction apparaît sur votre application Tiime, vous pouvez y ajouter un petit commentaire afin d'indiquer à votre expert comptable qu'elle correspond à une note de votre espace "Note de frais".
Votre expert comptable pourra lui, suite à votre commentaire, accéder à vos notes de frais.
Vous n'avez rien d'autre à faire, il s'occupera du reste du suivi ;) !
Attention, lorsqu'un frais à rembourser est lié à une note de frais validée, les métadonnées et le label de ce frais ne peuvent plus être modifiés. Les champs sont ainsi grisés et un cadenas apparaît à côté du nom de l'espace "Frais à rembourser" :) .