Suivez l'évolution de votre facturation en un clin d'œil ! 📈 Nous vous accompagnons pour comprendre les différents statuts de vos factures et devis, du brouillon jusqu'au paiement final, afin de piloter votre activité en toute sérénité.
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Statut de vos factures
Il existe 4 statuts pour vos factures :
📃 Brouillon : Votre facture est complètement modifiable. Vous pouvez également la supprimer.
👉 Facturée : Votre facture est éditée d'un point de vue comptable, car comporte un numéro de facture. Vous ne pourrez pas la supprimer, mais vous pourrez l'annuler via la réalisation d'un avoir si besoin.
Le numéro de la facture est ajouté automatiquement par notre outil en fonction du numéro de votre dernière facture. Vous n'avez pas la possibilité de le modifier. Vous pouvez cependant modifier le format du numéro (en ajoutant automatiquement l'année, le mois, la date)
Vous pourrez modifier la date d'émission uniquement si cette date est antérieure à la date d'émission de la facture suivante et postérieure à la facture précédente. En effet, votre facturation doit suivre un ordre chronologique.
📩 Envoyée : Ce statut est modifié automatiquement lorsque vous utilisez la fonction "Envoyer la facture" depuis Tiime. Si vous choisissez d'envoyer votre facture par vous-même, vous pourrez mettre à jour ce statut manuellement.
✅ Payée : Ce statut est mis à jour automatiquement si notre intelligence artificielle matche la facture avec la transaction bancaire qui correspond au règlement. Vous pouvez également sélectionner "Matcher la facture" (ou "Relier la facture") afin de rapprocher manuellement celle-ci avec son règlement.
Lorsqu'une facture est au statut "Payée", la mention "Payée" apparaîtra sur la version téléchargée de la facture. 😊
Enfin, si votre compte bancaire n'est pas connecté sur Tiime, vous pourrez modifier le statut de votre facture manuellement, cela en cliquant directement sur le statut et en sélectionnant celui voulu.
Sur le web :
Sur l'application mobile :
Statut des factures électroniques
Marquer comme payée : À utiliser lorsque le règlement de la facture a été effectué. Le fournisseur est automatiquement notifié que le paiement est en cours d'acheminement ou validé.
Refuser cette facture : À utiliser si la facture est totalement invalide, injustifiée ou ne peut pas être résolue par un simple litige. Cette action entraîne l'annulation définitive de la facture.
Signaler un litige : À utiliser si la facture est légitime mais comporte une anomalie (erreur de montant, de quantité, prestation partielle, etc.). Le dossier reste alors suspendu en attendant que le fournisseur transmette une version corrigée ou un avoir.
Statut des auto factures
⬇️ Reçue :
L'auto-facture est bien arrivée dans votre espace Tiime (par exemple envoyée par votre client mais pas encore consultée). Vous pouvez ensuite la passer en encaissée ou la refuser.
🟢 Encaissée :
Indique que vous avez réglé ou perçu le règlement lié à cette auto-facture (par virement, prélèvement, chèque...). Votre client est automatiquement informé que le paiement est effectif.
🚫 Refuser cette auto-facture :
À utiliser si le document ne vous était pas destiné (erreur de destinataire, doublon, aucune commande, etc.). L'auto-facture sera alors automatiquement annulée.
Statut des devis
Il existe 4 statuts pour vos devis :
👉 Enregistré : Lorsque vous aurez terminé votre devis, il faudra l'enregistrer : celui-ci passera au statut "Enregistré" et sera annoté d'un numéro. Vous pourrez néanmoins modifier les informations de celui-ci à tout moment.
✅ Accepté : Un devis passe automatiquement au statut "Accepté" lorsque la fonction "Transformer en facture" ou "Créer un acompte" est utilisée. De plus, il faut que la facture nouvellement créée soit éditée, c'est-à-dire au statut "Facturée". Une fois au statut "Accepté", le devis ne pourra plus être modifié ou supprimé.
❌ Annulé : Un devis passera au statut "Annulé" si vous utilisez la fonctionnalité "Annuler le devis" ; en effet, vous ne pourrez pas supprimer de devis. Celui-ci sera toujours existant sur votre compte mais apparaîtra en bas de votre liste. Un devis "Accepté" ne peut être annulé.
◼️ Refusé : Le devis devient grisé. Il reste visible depuis l'onglet "Mes devis".
Tout comme le statut de votre facture, celui de votre devis peut également être modifié manuellement en cliquant sur le statut puis en sélectionnant celui que vous souhaitez apposer.