Vous avez effectué une dépense professionnelle avec votre carte personnelle ?

Sur Tiime, vous n'avez besoin que de quelques clics pour éditer votre note de frais dans le but de vous rembourser. Nous vous expliquons tout dans cet article ! 🤓

🚨 À noter que la création d'une note de frais est uniquement disponible sur notre plateforme web.

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Vous souhaitez mieux comprendre la gestion des notes de frais, des remboursements et des frais kilométriques sur Tiime ? 🚀 Rejoignez notre webinar interactif pour découvrir les bonnes pratiques et optimiser votre gestion au quotidien.

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Un temps d’échange est prévu pour répondre à toutes vos questions ! 💡

Voici la vidéo vous permettant de découvrir la création des notes de frais.

Les différentes étapes de la note de frais

Nous distinguons trois étapes :

Ajouter le/les frais à rembourser
Éditer la note de frais
Le remboursement

1 - Ajouter le frais à rembourser

Votre note de frais se nourrit des justificatifs que vous avez importés. Vous pouvez les retrouver à deux endroits :

Depuis votre espace "Frais à rembourser".
Directement depuis l'espace "Justificatifs" de vos documents.

⚠️ Note importante : Pour éviter toute confusion, tous les documents déjà matchés (liés) à une transaction bancaire ou à une autre note de frais ne sont plus sélectionnables lors de la création d'une nouvelle note.

Vous avez aussi la possibilité d'ajouter le frais à rembourser depuis l'application mobile :

2 - Éditer la note de frais

Connectez-vous sur notre interface web, cliquez sur "Dépenses", "Note de frais".

Vous allez retrouver vos notes de frais déjà éditées.

Pour l'éditer, cliquez sur .

Vous pourrez alors choisir le demandeur de cette note de frais.

Sélectionnez "Créer une note de frais", puis cliquez sur suivant.

Puis vous pourrez :

Sélectionnez les justificatifs en cliquant sur , ou importer des documents depuis votre ordinateur en cliquant sur ;
Cliquez sur "Nouvelle dépense" si vous n'avez pas le justificatif avec vous afin de pouvoir saisir les informations manuellement ;
Choisissez la date de création de la note de frais ;
Vous pouvez ajouter des commentaires et des tags si vous le souhaitez.
Une fois que tout est prêt, sélectionnez "Créer ma note de frais".

Elle s'ajoutera instantanément à votre espace "Documents" (rubrique "Note de frais Tiime") ainsi qu'à votre onglet "Notes de frais".

3 - Le remboursement

C'est le moment de procéder au remboursement ! Faites un virement du montant exact de la note depuis votre compte pro vers votre compte perso (soit directement via votre Compte Pro Tiime, soit depuis votre banque habituelle).

Une fois que le virement apparaît dans Tiime, vous n'avez plus qu'à cliquer sur "Matcher la note de frais".

🚀 Allez encore plus vite avec le Compte Pro Tiime !

Vous disposez du compte pro Tiime ? Une fois votre note de frais prête, cliquez simplement sur "Me rembourser". L'interface de virement s'ouvre avec votre compte personnel déjà pré-rempli (s'il est déjà enregistré en tant que bénéficiaire).

Le saviez-vous ? Vous pouvez aussi vous rembourser sans même créer de note de frais :

Depuis l'application mobile : Ouvrez votre document et appuyez sur "Me rembourser".
Depuis l'interface web : Dans l'onglet "Dépenses", cliquez sur "Payer" en face de la facture et sélectionnez votre compte perso. C'est réglé !

Astuce :

💡Astuce visuelle : Pour repérer vos frais déjà liés à une note, rendez-vous dans votre espace documents : ils sont facilement identifiables grâce au petit symbole "euro" affiché à droite de leur nom.

🚨Lorsqu'un frais est rattaché à une note validée, il devient définitif. Un cadenas s'affiche et les champs sont grisés pour indiquer que les métadonnées ne peuvent plus être modifiées.

Questions & Réponses :

Puis-je créer une note de frais pour un employé ?

Absolument. Après avoir cliqué sur "Créer une note de frais", vous pouvez sélectionner le collaborateur concerné, il faut que celui-ci dispose d'un accès à Tiime (vous pouvez consulter cet article pour vous aider à ajouter un collaborateur sur Tiime). Cela permet d'optimiser les remboursements de chacun, tout en gardant une vision globale sur vos frais à rembourser.

Quel est le délai pour que mon virement apparaisse dans Tiime pour le "Matcher" ?

Grâce à la synchronisation bancaire, votre virement apparaît sous 24h à 48h (selon votre banque). Vous êtes pressé ? Avec le Compte Pro Tiime, c'est instantané ! Dès que le remboursement remonte dans votre interface, le bouton "Matcher la note de frais" vous permet de finaliser l'opération sans aucun délai.

Que se passe t-il pour mes frais à rembourser si je supprime ma note de frais ?

Vos frais à rembourser ne seront pas perdus, ils se retrouveront tout simplement à nouveau sélectionnables lors de la création de votre prochaine note de frais.

En cas de questions, n’hésitez pas à nous écrire à [email protected] 😊

Créer une note de frais