🤝 Pourquoi l’OCR est important ?

L’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet d’extraire des métadonnées fiables, identiques aux informations présentes sur vos factures, afin qu’elles soient directement exploitables pour votre comptabilité.

Nos technologies OCR sont en amélioration continue afin d’offrir :

Une meilleure précision
Une adaptation aux différents types d’activités
Un traitement plus performant

🔍 L'analyse de vos justificatifs

Que se passe-t-il lorsque j'ajoute un reçu ?

Dès l’ajout d’un reçu, les algorithmes de Tiime extraient automatiquement 4 informations clés :

✔️ Le montant de la TVA

✔️Le nom du fournisseur

✔️ Le montant TTC

✔️ La date

Lorsque vous déposez un document, Tiime utilise une technologie OCR pour extraire automatiquement les informations de vos justificatifs.

🚨 À noter : la détection automatique des doublons (qui permet d'identifier et de supprimer un document déjà présent) n'est pas active sur les espaces "Factures de vente", "Bulletins de paie" et "Documents fiscaux" Veillez à déposer vos documents qu'une seule fois dans ces espaces.

Notre système repose sur deux niveaux d’analyse :

Niveau de lecture	Fonctions / Caractéristiques	Objectif	Conditions d’application
Première lecture (rapide)	– Lecture immédiate – Extraction des informations essentielles – Détection du montant (≥ 100 €) – Détection de la devise – Détection du nombre de pages – Résultat parfois perfectible	Fournir une première interprétation rapide du document	– Appliquée à tous les documents identifiés comme des factures
Deuxième lecture (approfondie)	– Relecture plus lente – Correction et amélioration du premier passage – Lecture plus précise et complète	Garantir une reconnaissance fiable et détaillée	- Montant > 100 € - Devise étrangère – Document multi-pages

Pour garantir une analyse correcte :

Un fichier PDF ne doit pas contenir plus de 50 justificatifs
(jusqu’à 100 tolérés, mais avec plus de risques d’erreurs).
Ne pas scanner plusieurs factures sur une même page. En effet, si la première facture détectée est inférieure à 100 €, l’OCR ne relira pas les suivantes. Le mieux est d'avoir une page par justificatif.

👉 Si vous modifiez manuellement le document depuis Tiime (déplacement du fichier, métadonnées…), l’analyse OCR s’arrête et ne reprend pas.

Grâce à ces informations, Tiime peut faire le rapprochement entre un justificatif et une opération bancaire.

🧾 Quels documents sont reconnus par l’OCR ?

L’OCR Tiime prend en charge exclusivement les documents de type facture.

Les documents suivants sont en général rejetés et donc non analysés :

Tickets CB
Notes de frais
Bons de commande
Autres justificatifs non considérés comme des factures

👉 Évitez d’envoyer ces documents dans un envoi groupé avec des factures, au risque de générer des erreurs.

🔗 Le match automatique avec une transaction bancaire

L'outil compare ensuite ces informations avec vos transactions bancaires pour effectuer un rapprochement automatique. Pour que ce match s'établisse, plusieurs critères doivent être respectés :

✅ Un délai maximum de 31 jours entre la date du justificatif et la date de la transaction
✅ Le justificatif doit être daté avant la transaction
✅ Les intitulés doivent être identiques
✅ Le montant doit être strictement le même

⚠️ Les transactions par chèque et les opérations scindées ne bénéficient pas du match automatique et nécessitent un rattachement manuel.

Si toutes ces conditions sont remplies, Tiime associe automatiquement le justificatif à la bonne transaction 🙂

⌛ Délais de traitements

La plupart des justificatifs sont traités en quelques heures ! Cependant, pour être certain d'un traitement optimal via nos différents acteurs, il est conseillé d'attendre une semaine.

Les délais peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs :

Qualité du document (photo floue, informations illisibles, etc.)
Type de justificatif
Nombre de justificatifs en cours de traitement simultanément

Pour garantir une analyse correcte :

Un PDF ne doit pas contenir plus de 50 justificatifs
(jusqu’à 100 tolérés, mais avec plus de risques d’erreurs).
Évitez de scanner plusieurs petites facturettes sur une même page.
Si la première facture détectée est inférieure à 100 €, l’OCR ne relira pas les suivantes.

Si le traitement de vos justificatifs dépasse une semaine, contactez notre équipe support via [email protected].

👉 Si vous modifiez manuellement le document depuis Tiime (déplacement du fichier, métadonnées…), l’analyse OCR s’arrête et ne reprend pas.

✂️ Découpage des justificatifs

Vous pouvez importer un fichier PDF regroupant plusieurs justificatifs, dans la limite de 50 justificatifs par fichier. Tiime analyse le document via un prestataire spécialisé selon un processus précis.

L’équipe de traitement découpe les justificatifs sous 72h.
Le fichier importé disparaît ensuite de votre espace de stockage et est remplacé par les documents découpés.

📚 Articles complémentaires

Pour aller plus loin, consultez ces articles utiles :

En cas de besoin, contactez-nous à [email protected], nous serons heureux de vous accompagner ! 😊

Comment mes justificatifs sont-ils traités ?